Personaliseerte mails naar een contactlijst versturen met Thunderbird

Ik gebruik Thunderbird op mijn PC nu al enkele jaren en vind het een fijne Mail app om mee te werken. Doordat ik meerdere domeinen beheer, heb ik ook meerdere email accounts, die ik allemaal via Thunderbird beheer. 

Als ik vroeger een Nieuwsbriefsysteem moest opzetten dan gebeurde dat via de website of via Mailchimp. Maar het kan dus ook anders.

Ik verzamel dus nu een CSV lijst via een formulier op mijn website en gebruik die in Thunderbird om persoonlijke mails naar meerde adressen te sturen.

Je kan dit ook gebruiken om een groep aan te maken in het adresboek van Thunderbird en die als lijst te versturen.

Hier de uitleg:

Als je mailaccount voor je domein is ingericht in Thunderbird, dan kan je deze ook gebruiken om nieuwsbrieven te verzenden. Daarvoor heb je wel enkele plug-ins nodig.

Plug-ins toevoegen doe je zo:

Ga naar Tabblad “Extensies”

Klik in het zoek vak en typ de extensie die je wilt toevoegen

Je komt op een resultaten pagina waarin je een extensie gemakkelijk aan Thunderbird kan toevoegen.

Je kan ook alle andere plug-ins hier zoeken en installeren.

De volgende plugins heb je nodig:

AddToMailinglist

HTML Source Editor

Mail Merge

Een template maken met HTML en CSS

Ga eerst op zoek naar een goede email template. Verzeker uw dat deze voor elke toestel en elke emailclient gepast is. (of maak zelf een als je daarin handig bent)

Denk eraan dat de CSS zo veel als mogelijk, inline wordt geplaatst. Logo en afbeeldingen, die voor opmaak worden gebruikt, kunnen ook best als datacode ingevoegd worden.

Hier vind je een snelle image converter online: https://www.site24x7.com/tools/image-to-datauri.html

Ik heb hier een eenvoudige geplaatst, die je kan gebruiken en aanpassen: https://tinaweb.be/emailtemplate

Bouw deze eerst in je editor (b.v. SublimeText…)

Nu gaan wij een template maken in Thunderbird

Nu klik je op “Source (HTML)”

Er opent zich een editor waar je nu de html van je mailtemplate kan plakken. Je mag de al bestaande html overplakken.

Ben je klaar, dan druk op Save (onder rechts) en sluit het venster.

Wil je opgemaakte html in de inhoud plaatsen (veranderen) selecteer die plaats

Kies "Invoegen"

Plak je nieuwe html code

Je template is voorlopig klaar!

Vul een onderwerp in, zodat je die gemakkelijk herkent bij de opgeslagen sjablonen (zeker als je meerdere hebt).

Kies nu naast de opties van “opslaan” voor “Sjabloon”. Nu is deze mail als template opgeslagen.

Je vind deze nu terug in de map “Sjablonen”

Variabelen gebruiken om te gebruiken met adresboeken of CSV-lijsten

Als je met “Mail Merge” een mail verstuurd naar een lijst van ontvangers wordt voor elke ontvanger een aparte mail gestuurd met plaatshouders die worden ingevuld met zijn gegevens.

Je kan voor die lijst van ontvangers een Thunderbird adresboek of een opgeslagen CSV lijst gebruiken. 

Die variabelen (plaatshouders) worden in de teksten met - {{ }} - omlijst en komen overeen met de kolomhoofd van een lijst of adresboek.

Voorbeeld voor adresboek (dit zijn de machinenamen in het Engels):

Voornaam = {{FirstName}}

Familienaam = {{LastName}}

Het eerste (voornaamste) emailadres = {{PrimaryEmail}}

Werk je met een CSV-lijst, dan zijn de ingestelde koppen op de eerste regel je variabelen:

In mijn geval ziet deze zo uit:

Dus heb ik de volgende plaatshouders:

B.v. {{Voornaam}}   {{Familienaam}}   {{Email}}   {{Token}} {{ID}} …

De hele uitleg kan je hier terugvinden: https://addons.thunderbird.net/nl/thunderbird/addon/mail-merge/

Template klaar maken om via een  CSV lijst of een adresboek te kunnen versturen

Klik met rechtersmuis op deze Sjabloon en kies “Sjabloon bewerken”

Nu gaan wij de nodige plaats houders (variabelen) zetten:

Afhankelijk van de bronlijst (CSV of adresboek) 

CSV voor het veld “Aan” (in mijn geval)

{{Voornaam}} {{Familienaam}}<{{Email}}>

of adresboek, voor het veld “Aan”

{{FirstName}} {{LastName}}<{{PrimaryEmail}}>

En overal waar je de ontvanger met zijn unieke gegevens wilt aanspreken gebruik je die variabelen.

Klik nu op “Opslaan” en sluit dan het venster. De sjabloon bewaard nu die variabelen.

Je ziet nu de Sjabloon klaar voor gebruik!

Mail verzenden

Ik test dit meestal eerst met een lijst van e-mailadressen, die ik zelf beheer en dus kan het geen kwaad als deze mails fouten bevatten.

Om een mail op basis van die sjabloon te versturen, klik nu met rechter muis op op die sjabloon en kies "Nieuw bericht op basis van sjabloon"

Nu kies ik voor Mail Merge

Afhankelijk van de bron, kies je nu voor de bron van je lijst

Is de bron een CSV lijst dan moet je die nog inladen

De instellingen laat je gewoon op standaard

Bij verzendmodus kies “Nu verzenden”

Nu kan je verzenden

Je krijgt nog een waarschuwing te zien en het aantal van ontvangers. Druk onder op start en de mails worden verzonden

Zijn de mails goed verzonden? Zijn de variabelen goed ingevuld? Daar je eerst met een testlijst hebt gewerkt, kan je dit gemakkelijk nagaan. Open die ontvangen mail en controleer.

Heb je verborgen variabelen (b.v. in een link) dan controleer zeker ook dat die juist ingevuld is

That's it 😉